Noodopvolgplan: morgen kan het te laat zijn!

Waarom een noodopvolgplan?
Een noodopvolgplan voorziet in maatregelen bij een onverhoopt wegvallen van bijvoorbeeld de directeur-grootaandeelhouder. Door de sterke verbondenheid van ondernemer en bedrijf zijn situaties waarin de ondernemer plotseling wegvalt vaak acute noodsituaties. De continuïteit van de onderneming komt in het geding en de harmonie binnen de familie achter de ondernemer kan ernstig worden ontregeld. De gebeurtenissen kunnen abrupte opvolging vereisen en zouden kunnen leiden tot discontinuïteit of gedwongen verkoop van de onderneming. Een noodopvolgplan draagt eraan bij de negatieve effecten zo veel mogelijk te voorkomen of te beperken.

De meest voorkomende noodsituaties zijn gebeurtenissen die worden samengevat met de term ‘OASE’, wat staat voor Overlijden, Arbeidsongeschiktheid, Stoppen met werken en Echtscheiding. Bij Stoppen met werken betreft het met name gedwongen stoppen met werken vanwege bijvoorbeeld langdurige ziekte of andere noodsituaties. Naast deze noodsituaties kan er ook sprake zijn van ‘ontstentenis of belet’. Het gaat dan om afwezigheid van de bestuurder bijvoorbeeld door aftreden, ontslag, overlijden of een andere reden (bijvoorbeeld spoorloos) of om verhindering van de bestuurder doordat deze zijn functie tijdelijk niet kan of mag uitoefenen, bijvoorbeeld bij schorsing, ziekte enz.

Als de eigenaar/directeur (tijdelijk) wegvalt heeft dat consequenties voor zowel leiding, eigendom als zeggenschap (stemrecht) in de onderneming. In een noodsituatie is het belangrijk om te weten wie de leiding (tijdelijk) overneemt. Ook moet bekend zijn wie de eigendom van de onderneming krijgt, met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Het gaat dan met name om de financiële aspecten van de onderneming. Een derde aspect is de zeggenschap: bij wie ligt het stemrecht voor het benoemen, schorsen of ontslaan van de directie en de goedkeuring van de jaarrekening e.d.?

Vastleggen afspraken
De afspraken die worden gemaakt voor de aspecten leiding, eigendom en zeggenschap dienen tijdig te worden vastgelegd, zodanig dat op het moment van de noodsituatie onduidelijkheden en discussies zoveel mogelijk worden voorkomen. Een goede vastlegging zorgt ervoor dat alle betrokken partijen weten waar ze aan toe zijn. Deze vastlegging gebeurt in de volgende documenten:

• Noodopvolgplan – afspraken over de opvolging bij een noodsituatie, dit betreft zowel leiding als eigendom en zeggenschap;
• Statuten van de vennootschap – regels over eigendom, zeggenschap en leiding, onder andere door middel van een aanbiedingsplicht van aandelen en de benoeming van het bestuur en het regelen van haar bevoegdheden;
• Directiereglement – afspraken inzake directie, dit betreft (dagelijkse) leiding; 
• Notulen Algemene Vergadering van aandeelhouders – benoeming van een tijdelijke bestuurder bij ontstentenis of belet;
• Testament – de wilsbeschikking van de eigenaar, dit betreft het eigendom;
• Levenstestament ¬– wilsbeschikking voor situaties waarin men niet meer in staat is om zaken zelf te regelen, dit betreft zakelijke (financiële) belangen en medische, persoonlijke zaken;
• Volmachten/procuraties – handelings- en tekeningsbevoegdheid in met name te noemen situaties.
  
  

Met de inrichting van de juridische structuur kan geanticipeerd worden op noodopvolging. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een STAK (Stichting Administratiekantoor) met specifieke bepalingen t.a.v. de zeggenschap. Ook bestaan er uiteenlopende verzekeringen, zoals bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering, levensverzekering of compagnonsverzekering.

Leidende principes
Een goed noodopvolgplan voorziet in zowel harmonie en het ontzorgen van de familie, als in continuïteit en bestuurbaarheid van de onderneming. Ook dient er aandacht te zijn voor stabiliteit en betrokkenheid in de zeggenschap, verbinding en rechtvaardigheid naar de medewerkers en waardebehoud en rendement van het eigendom. Op basis van deze criteria kunnen leidende principes voor het noodopvolgplan bepaald worden, zoals:

• Zorg voor een juridische structuur die op het moment van de noodsituatie geen of minimale wijziging behoeft.
• Behoud zo lang mogelijk de zeggenschap voor de directeur-grootaandeelhouder.
• Zorg voor een evenwichtig speelveld in het beoogde interim-management.
• Zorg voor evenwichtige invloed tussen de verschillende stakeholders: aandeelhouders, management, medewerkers, familie).
• Benut de STAK-structuur voor het formaliseren van zeggenschap en toezicht. 
• Zorg voor een soepele overgang door potentieel opvolgende directieleden en aandeelhouders al op voorhand te betrekken.
• Zorg voor een tijdelijke interim-directie (intern of extern) voor een objectief te bepalen termijn.
• Zorg dat de interim-directie besluitvaardig kan functioneren middels een voorzitter, een helder mandaat/reglement en toezicht vanuit de aandeelhouders.
• Zorg voor een duidelijke rol en portefeuilleverdeling tussen de leden van de interim-directie.
• Zorg op voorhand voor teambuilding van de potentiële leden van de interim-directie.
• Zorg voor regelmatige evaluatie van het functioneren van de interim-directie.

Maak maximaal gebruik van de fiscale bedrijfsopvolgings¬faciliteit (BOF) zonder de overige aspecten uit het oog te verliezen.

Communicatie en actueel houden
De maatregelen ten behoeve van noodopvolging moeten gecommuniceerd worden naar alle betrokkenen. Denk aan familieleden, management, medewerkers, adviseurs en eventuele externe relaties. Zij dienen te weten wat van hen wordt verwacht en bij wie ze hulp kunnen inroepen.
Een noodopvolgplan geeft richting voor de langere termijn, maar moet passen bij het strategische opvolg- of eigendomsbeleid van de ondernemer. Hoewel je hoopt dat je het nooit hoeft uit te voeren, dient het noodopvolgplan wel jaarlijks en bij elke statutenwijziging geactualiseerd te worden.
Niet onbelangrijk is duidelijk vast te leggen wat er gebeurt als de directeur-grootaandeelhouder na een afwezigheid of verhindering (onverwachts?) weer terugkeert. In dat geval kan het zijn dat de noodopvolging moet worden teruggedraaid, maar dat moet dan wel mogelijk zijn ...